Determinare la scadenza della transizione: le regole per il passaggio prevedono un periodo di transizione di 3 anni dalla data di pubblicazione della 9001:2015 e 14001:2015. In tale periodo sono valide entrambe le certificazioni ed è possibile farsi certificare da un organismo abilitato da ACCREDIA per le nuove norme. [Circolare ACCREDIA n. 13/2015]
Il punto centrale è decidere quando fare il passaggio alle nuove norme 9001:2015 e\o 14001:2015, poiché sbagliare i tempi può voler dire sbagliare il metodo e ciò può comportare un costo improduttivo per l’azienda.
Sinergia pertanto consiglia alle aziende certificate, come prima cosa, di pianificare il passaggio al fine di ridurre i costi di audit integrativi da parte degli organismi di certificazione. Se volete trasformare questo problema in opportunità, verificate la scadenza della certificazione del vostro sistema di gestione sul vostro certificato, chiamate il vostro ente di certificazione e pianificate la soluzione più opportuna per voi; se nel fare questo avete bisogno di un consiglio contattate i vostri consulenti di riferimento.
CASO1 – La vostra certificazione è stata rinnovata nel 2015 e il vostro certificato scade nel 2018:
- se è così vi consigliamo di introdurre le novità in modo graduale e sostenere l’audit di passaggio tra il 2017 e settembre 2018. Ciò vi permetterà di trarre maggiori benefici dall’implementazione del nuovo sistema di gestione;
- altrimenti, se volete implementare il sistema entro la prima sorveglianza del 2016, dovete attivarvi immediatamente per fare gli audit interni, la formazione al personale, l’aggiornamento della documentazione e il riesame della direzione secondo le nuove norme prima di sostenere la visita dell’ente.
CASO2 – Avete l’obbligo di rinnovare il certificato nel 2016 o nel 2017:
- vi consigliamo di fare il passaggio durante il rinnovo previsto per evitare di dover sostenere visite extra da parte dell’ente di certificazione che aggiungerebbero costi a quelli messi a budget;
- infatti è comunque possibile nel triennio di transizione fare il rinnovo con la 9001:2008 e 14001:2004, tuttavia superato il 2016 le date di scadenza dei certificati rinnovati con le vecchie norme durante il periodo di transizione NON AVRANNO SCADENZA TRIENNALE ma scadranno il 23 Settembre 2018 per la 9001:2015 e il 18 settembre 2018 per la 14001:2015.
Definiti i tempi per il passaggio come sopra indicato, è necessario che contattiate il vostro organismo di certificazione e, in base alle vostre alle esigenze, concordiate:
- le modalità del passaggio tramite singola visita o mediante un approccio per fasi (su più sorveglianze\audit);
- come saranno gestite eventuali non conformità aperte con le vecchie norme;
- eventuali disposizioni in materia di transizione, specifiche del vostro organismo di certificazione.
Se sei già nostro cliente chiedi ai consulenti Sinergia approfondimenti sul tema e come pianificare il passaggio per ottenere il risultato al minor costo e per farlo in linea con le strategie aziendali.
Perché Sinergia ha scritto questo articolo sulle nuove norme 9001:2015 e 14001:2015?
Sinergia con questo articolo e con i futuri articoli sulle nuove 9001:2015 e 14001:2015 vuole guidarvi nel cogliere questa apparente “scocciatura” come un’opportunità, suggerendovi le azioni che vi permetteranno di evitare costi di passaggio.
Nota: poiché l’esperienza sul campo ci ha dimostrato con i risultati ottenuti che i sistemi di gestione sono efficaci ed efficienti solo se fatti su misura, sul come passare alla nuova norma Sinergia, in linea con le sue politiche sui sistemi di gestione, vi proporrà un progetto di miglioramento personalizzato e questo vi aiuterà a ridurre i costi di transizione alle nuove 9001:2015 e 14001:2015 ma soprattutto a rendere più efficace il sistema di gestione rispetto ai vostri obiettivi aziendali.
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Autori dell’articolo: Massimiliano Londei e Massimo Lancietti
BIBLIOGRAFIA:
- IAF ID 9:2015 – International Accreditation Forum, Inc. – Transition Planning Guidance for ISO 9001:2015 – 12 January 2015
- Circolare n. 13/2015 – Dipartimento di Certificazione e Ispezione Accredia – Transizione alla norma ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015 delle certificazioni emesse sotto accreditamento ACCREDIA – DC2015SPM110 – Milano, 09/07/2015